Alte Daten

Unter der Prinzip "Datenminimierung" dürfen wir keine Daten speichern die wir die Erlaubnis haben oder kein Grund zu speichern haben. 

Da gesetzt definiert nicht wie lang darf man solche Daten "grundlos" behalten. In der Hotellerie können wir von ein Angebot-Lebenzyklus von 12 bis 24 Monate gehen: Oft empfangen wir Gäste die uns nur ein mal pro Jahr besuchen (z.B.: Eventbesucher oder Meetingteilnehmer) und wenn sie einmal aufsetzen können wir sie erst dann nach weitere 12 Monate empfangen.

also wichtige Konvention für uns:    

 

aktive profiles sind profiles die mehr als 24 Monate keine Aufenthalt / Meeting hatte

 

Ausnahme sind Gäste die ausdrücklich/schriftlich anders bestimmt haben: z.B. Ein Grossevent in 2025 in Zürich.


CRM & PMS

Opera & Protel

Was ist mit Gastdaten in Protel länger als 10 Jahre ? Müssen diese aktiv gelöscht werden, gibt es eine automatische Funktion von Protel?

 

Ja, Gästeprofile die inaktiv sind, müssen gelöscht oder anonym gemacht werden. 

Das gleiche gilt mit "aktive profiles" die verjähren (also 10 Jahre).

Ob das Automatisch passiert oder ob wird dies selber tu müssen, bin ich in Abklärung mit Opera/IHG und Rebag Data.


Salesforce

Auf für Salesforce gilt die gleiche regeln wie zum PMS: 10 Jahre für Verjährung, Kunde ohne Buchung (also Leads) schon nach 24 Monate. Dies werde ich nicht automatisieren (damit die Ausnahmen nicht gelöscht werden), jedoch ein Report mit Inaktive Leads wird Monatlich automatisch Euch gesendet.


Outlook

Da wir die Viele E-Mails als offizielle Korrespondent behalten und eventuell als Beweis (für Entstehung einer Vertrag) behalten müssen, dürfen wird das. Ausnahmen 

  • E-Mails Alternate als 10 Jahre (Verjährung)
  • E-Mails die nicht abhängig sind von eine Geschäftsbeziehung (Non-Business)

Die Empfehlung der Anwältin ist hier simpel:

  • Alle E-Mails die vor 25.05.2008 gesendet wurden: Löschen
  • Neue Non-Business E-Mails ab sofort regelmässig löschen
  • Alte Non-Business E-Mails sein lassen (Aufwand zu gross)

Update von 17. Mai 2018

 

Bitte um mehrere konkrete Beispiele eines non Business Related emails. Jedes Email hat doch im entfernten Sinn mit Business oder Business Potential zu tun. Sonst wäre es ein privates Mail.

Achtung: Es heiss nicht "Business Related" sonder als Beweis für ein Geschäftsbeziehung! Wenn der E-Mail nicht in Zusammenhang mit ein Vertragsvereinbarung steht, dient er nicht als Beweis für ein Geschäftsbeziehung. Da es kein Präzedenzfall gibt, kann ich nicht sagen wie weit geholt darf so eine E-Mail sein: Im Moment ist nach Vernunft. 

Eindeutig ausgeschlossen wäre z.B. den E-Mail: "Guten Morgen Frau Müller ich hoffe Sie haben schöne Ferien gehabt, gerne würde ich Sie zum ein Mittagessen einladen um die Erneuerung der Vertrag zu diskutieren."   

 

Bonus-Bemerkung: Eine E-Mail darf und muss auch aufbewahrt werden, wenn er als Beweis dient, dass Ein Gast/Kunde seine Erlaubnis uns gibt, dass wir seine Daten für Marketing Zwecke bearbeiten dürfen. 

 

Was heisst das bei Inhose Gästen im Protel wo wir uns bedanken für seinen zB. 10 Aufenthalt? Dürfen wir solche Karten nur noch bei Gästen schreiben, welche Ihr Einverständnis gegeben haben?

Der DSGVO nach: Nein. Dies ist wie eine Geburtstagsgruss, die auch ohne Erlaubnis nicht gemacht werden darf.

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Kommentare: 1
  • #1

    B2 (Mittwoch, 16 Mai 2018 09:20)

    Bitte um mehrere konkrete Beispiele eines non Business Related emails.
    Jedes Email hat doch im entfernten Sinn mit Business oder Business Potential zu tun. Sonst wäre es ein privates Mail.