Salesforce / CRM

CRM Systeme und die Zukunft diese Dateien ist ein grosses grauen Bereich in der DSGVO-Text und ist nicht ganz klar war man damit machen darf oder nicht. 

Nachdem die erste fälle  durch ein Richter sind, werden sich dann Präzedenzfälle bilden, die dann mehr Klarheit hier bringen wird.

Gewisse Punkte können wir aber schon bestimmen und oder aus andere gesetzsteile ableiten.

DOs

  • Speichern von Daten aus der Visitenkarte oder E-Mail Signatur in Salesforce
  • Einladung auf Events per Telefon, Post oder einzelne E-Mails (bitte nicht 50 Empfänger in BCC setzen, sondern dann einzeln schreiben)
  • EU-Länder in der Kontaktadresse korrekt eintragen (siehe unten für mehr Details)

DONT's

  • Daten aus andere Quellen in SF einfügen (z.B. LinkedIn)
  • Daten die aus einer informelle Diskussion entsteht (infos über Schwangerschaft oder Geburtstage, Präferenzen, etc.)
  • Einladung für Events über automatische Systeme wie Mailchimp 


FAQs

Wird in Salesforce ein Kästchen eingefügt oder ähnliches, wo steht ob NL erlaubt sind oder nicht?

Nein. Newsletter wird nicht durch SF gesteuert sein, sondern nur über Mailchimp/Revinate

 

Woher weiss ich ob nur B2, Bookmarkmeeting- Korresponenz etc. erlaubt sind? Gibt es pro Hotel ein Häklein?

Korrespondenz wie oben beschrieben ist weiterhin erlaubt. Newsletter wird durch System geregelt: Bitte weiterhin die Präferenz "BMC" für Anmeldung auf der BMC Newsletter setzen.

 

Kann B2 nur für das B2 und Bookmarkmeeting Häkchen machen (nicht das aus Versehen ein Mitarbeiter im anderen Hotel ein Häklein setzt.).

Wie gesagt, hier wird das System regeln.

 

Was ist mit automatisierten Salesforcen Listen wie z.B. über Salesaktivitäten (GMs)?

Grauzone: Da nur der Name des Kunden steht und seine geschäftliche E-Mail: wird erstmal so weiterlaufen.

 

Importierte Masteraccounts über Protel

Firmendaten sind nicht Privatdaten. Wie das importieren von Protel ins Salesforce weiter geht wird gerade abgeklärt: Rein von gesetzt her: Verboten! 

 

Importierte Masteraccounts über Protel welche regelmässig per E-mail versendet werden?

Rückfrage: Welche Privatdaten von Kunden werden per E-Mail versendet?

 

Darf es eine automatisierte Salesforce Liste mit neuen Gästen geben um automatisch ein Opt in Newsletter zu verschicken (zB. Wöchentlich)?

Wie gesagt Gästedaten weder nicht mehr über SF in Zukunft laufen

 

Dürfen corp Auswertungen wie z.B. die Masterlisten weiterhin benutzt und ausserhalb von Salesforce gespeichert werden? Was ist mit KeyAccount Listen welche bis dato zur Information ans FO gegeben wurden?

Solang keine Persönliche Daten vorhanden sind ja. Die Frage die offen ist gerade ist ob die Bearbeitung diese Daten (über SF) erlaubt ist und in welcher Form. 

 

 

Update von 17. Mai 2018

 

Präferenzen und details die Marketingzwecke* dienen dürfen gespeichert werden, jedoch nicht benutzt, ohne die Erlaubnis des Gastes.

Heisst das, wir dürfen im SalesForce speichern, wann wir den Kunden oder potentiellen Kunden angerufen, auf Sales Blitz besucht oder zur Hausführung bei uns hatten, dürfen das aber nicht im Gespräch mit dem Kunden erwähnen?

Erwähnen ja, jedoch dies benutzen um weitere Aktionen zu betreiben nicht.

 

Was heisst das bei Inhose Gästen im Protel wo wir uns bedanken für seinen zB. 10 Aufenthalt? Dürfen wir solche Karten nur noch bei Gästen schreiben, welche Ihr Einverständnis gegeben haben?

Der DSGVO nach: Nein. Dies ist wie eine Geburtstagsgruss, die auch ohne Erlaubnis nicht gemacht werden darf.

 

Kontakte mit Innaktivität länger als 24 Monate werden gelöscht -->Wer löscht diese Daten in Sales Force?

Jede SalesForce Benutzer wird regelmässiger Reminder erhalten von Daten welche demnächst gelöscht werden mit einen Frist diese Daten zu "Aktivieren" bevor sie gelöscht werden.

Achtung der Frist von 24 Monate wurde erhöht auf 60 Monate (Vorgabe der CEO)

 

Was ist mit Kundendaten welche bereits Informationen aus informellen Diskussionen aus der Vergangenheit haben. Müssen diese gelöscht werden und wenn ja, darf das nach und nach geschehen wenn man die Notiz sieht?

Ja, diese details müssen in Theorie gelöscht werden. Und nach DSGVO nein das Löschen von Daten ist eine Bearbeitung der Daten und somit ein Verstoss gegen das Gesetzt. 

 


Details zum Kontakte in Sales Force

  • Ab Sofort müssen die EU-Länder in der Kontaktadresse korrekt eingetragen werden. 
  • Achtung. Der Feld kann von Nutzer weder aktiviert noch deaktiviert werden. Es muss eine der Länder in der Adresse sein!

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Kommentare: 3
  • #1

    B2 (Dienstag, 15 Mai 2018 18:44)

    Was ist mit Kundendaten welche bereits Informationen aus informellen Diskussionen aus der Vergangenheit haben. Müssen diese gelöscht werden und wenn ja, darf das nach und nach geschehen wenn man die Notiz sieht?

  • #2

    B2 (Dienstag, 15 Mai 2018 18:45)

    Bei DO's schreibst Du, dass wir von Visitenkarten Informationen ins Sales Force eintragen dürfen. Ich nehme an, das gilt auch für Daten aus der E-mail Signatur, wenn wir mit dem Kunden Korrespondenz geführt haben.

  • #3

    Eduardo (Donnerstag, 17 Mai 2018 16:23)

    Hello B2 Team

    #1 Beantwortet oben
    #2 Visitenkarten und E-Mail Signatur